Nos últimos anos, a exigência de envio dos arquivos de Convênio 115/03 tornou-se uma obrigação em todos os estados brasileiros. A não realização desse envio pode levar a autuações por parte da Secretaria da Fazenda (Sefaz), resultando em notificações e multas para as empresas emissoras de notas fiscais que não cumpriram essa obrigação em períodos passados.

É crucial destacar que, com a transição iminente para o modelo 62/Nfcom, prevista para começar em junho de 2024, as empresas que atuam nos setores de Comunicação e Telecomunicação precisam regularizar quaisquer pendências relacionadas as notas fiscais modelo 21/22 que não foram enviadas à Sefaz estadual nos períodos anteriores.

As multas decorrentes desse descumprimento variam de 10% a 100% sobre cada nota fiscal autuada, podendo também haver penalidades adicionais por erros no SPED Fiscal e Contábil. Marco Zanini, presidente da NFe do Brasil, ressalta a importância de compreender as reais penalidades que as empresas podem enfrentar: “As sanções são direcionadas não apenas aos emissores, mas também aos destinatários das mercadorias. Se você emite, precisa estar bem informado para receber também”.

Nesse contexto, a escolha do fornecedor se torna crucial no cenário comercial, pois a má conduta fiscal do emissor pode acarretar prejuízos para o comprador. As penalidades para empresas que não emitem notas fiscais eletrônicas ou insistem na emissão de notas em papel, estando obrigadas a utilizar o formato eletrônico, são severas. A multa para a empresa emissora é de 50% do valor da operação, enquanto o destinatário também pode ser multado em 35% do mesmo valor, evidenciando a responsabilidade do cliente na conduta fiscal do vendedor.

Para mitigar esses problemas, muitas empresas têm buscado soluções para regularizar a situação das notas não enviadas nos períodos determinados. Uma alternativa é a emissão retroativa, que consiste na criação e envio dessas notas fiscais para a Sefaz. Na Diginotanfe, por exemplo, a emissão retroativa é realizada por meio de uma planilha parametrizada na qual o cliente insere os dados das emissões desejadas, indicando o período correspondente. A empresa se encarrega de emitir as notas e gerar o arquivo de remessa para envio à Sefaz, fornecendo um comprovante ao cliente (o envio final é feito pelo cliente utilizando os programas disponibilizados pela Sefaz, juntamente com o certificado digital da empresa emitente).

Em suma, a regularização das notas fiscais retroativas torna-se uma prioridade para as empresas que desejam evitar penalidades e manter a conformidade fiscal. A busca por fornecedores confiáveis e a adoção de soluções especializadas para a emissão retroativa são passos fundamentais nesse processo, visando garantir a conformidade com as exigências fiscais vigentes e mitigar riscos para todas as partes envolvidas no processo de emissão e recebimento de notas fiscais.